開會流程與技巧 是浪費時間還是協作解決

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林彥成
2022-07-17 | 3 min.
文章目錄
  1. 1. 開會的命題
  2. 2. 定義問題 Why Impact
  3. 3. 開會常見問題
  4. 4. 開會的方式
    1. 4.1. Daily Scrum 日會
    2. 4.2. 週會
  5. 5. 優化會議成果的方法
    1. 5.1. 輔助開會的工具
    2. 5.2. 提問的方式

工作久了常常都有開不完的會,以工程師來說會議的目的常見的有幾種

  • 產生結論
  • 產生會議紀錄,有些甚至需要拍照上傳留檔
  • 讓主管了解工作狀態
  • 想要找人討論解決方法

開會的命題

命題是什麼?目的是讓大家了解每個背景會議背後的目的。

開會前提是共同團隊目標,是為了解決某些需要合作的問題。

開會前或後重要的是維持 bounded context,透過正確的命題來讓背後的問題能真正獲得解決。

定義問題 Why Impact

說法一: 幫我把這個按鈕加⼤,顏⾊⽤明顯⼀點
說法二: 客⼾反應會員續訂的機率有點低,實際訪談後發現很多⼈沒有注意到按鈕,請問有更好的呈現⽅式嗎?

開會常見問題

  • 填充式發言: 按照舊的 Scrum Guide,發言目的慢慢變成讓主管和其他人覺得好像很忙做了很多事,而不是討論優化和成長,Scrum Guide 2020 就把 3QF 移除
  • 語言訊息投放量: 透過語言傳遞的訊息量和種類都不能太多
  • 不在乎開會成本: 只能用時間來問,譬如提醒大家爭論的問題能不能最後再討論

要讓別人感覺到你是一個人,不然就只是一直投廣告
溝通是否達陣,關鍵在控制對方要聽到什麼

開會的方式

會議的重點應該是讓大家了解其他人的發言跟自己有什麼關係。

按照頻率區分

  • 日會: 比較常會拿來快速同步狀態
  • 週會: 通常像是部門週會或是跟主管的 1 on 1
  • 月會: 在新創通常會有一個 All Hands Meeting,會跟大家同步公司的消息

按照場地區分

  • 遠端開會
  • 實體開會

Daily Scrum 日會

常見的 Daily Scrum 會有三個制式的問題

  • 昨天做了什麼
  • 今天打算做什麼
  • 遇到了什麼問題

雖然 3QF 在 2017 年就改成一個範例,但大家慢慢發現這個輪流回答的格式本身不一定會促進協作。每個人會機械式等待,並且進行填空問答,若是主管在場目的就會變成裝忙。

個人認為比較好的取代方案是透過像是 slack 的聊天機器人,有問題的時候也可以針對討論串進行回覆。

在 scrum guild 2020 之後這個 3QF 就改成

The Developers can select whatever structure and techniques they want.

週會

小編過往的經驗週會比較常用來同步進度和狀態。

前公司部門額外需要安排輪值會議紀錄,後來建議主管開會前大家先把想講的提早撰寫於會議紀錄。

開會前主管可以先閱讀,開會時若與業務無關也可以做想做的事情,負責會議紀錄的人也不會那麼累。

優化會議成果的方法

  1. 不討論不知道的事情
  2. 討論目的性,方法
  3. 會前、會後提供摘要和筆記
  4. 痛過才想學,先操作再講解
  5. 需要得到答案,可以從問答題變是非題或選擇題
  6. 避免答非所問,給版型或限制回答,限制會讓回答變得更簡單

輔助開會的工具

User Story、DDD、UML 工具是為了協助溝通
Trello、Kanban 等工具來增加透明度

提問的方式

盡量將蒐集過重要的資訊和脈絡講清楚

  1. 目的: 確認對方想法
  2. 結果: 確定議題結束

問法一: 客⼾說,這個功能兩個禮拜後要完成
問法二: 剛剛跟客⼾開會,客⼾三週後要跟⻑官報告,但目前還有⼀些問題,想確認⽬前您的⼯作項⽬與優先順序以及是否有時間處理這個項目?


問法一: 請問 https 是什麼意思?
問法二: 網路上說 https 技術可以讓通訊加密溝通,但我還是有點不了解應⽤⽅式,可以請你評估看看讓我了解是否適合⽤在這個專案嗎?


問法一: ⽼闆,你要這個嗎?
問法二: 經評估為產⽣X效益,⽬前規劃 3 種⽅案,這些⽅案差異在於過程要注意X、因此目前對策是X且會需要X部⾨資源,想了解您的想法和建議?


問法一: 上次說的購物車功能,開發好了嗎?
問法二: 關於購物車的流程優化的功能, 原本預計下週三完成,⽬前還順利嗎?


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