Workplace Search 搜尋引擎教學 整合第三方數據源以優化高品質團隊協作體驗

什麼是 Elastic Workplace Search？

Elastic Workplace Search 是一款高品質的工作區搜尋引擎，旨在解決企業內部資訊碎片化的痛點。其核心定義在於：透過單一介面整合散落在 Google Drive、Dropbox、Slack 及 GitHub 等各平台的資料。透過這份 Elastic Workplace Search 教學，您可以學習如何：1. 第三方整合：快速透過 OAuth 2 連接雲端硬碟；2. Custom API Source：利用 REST API 匯入客製化數據；3. 權限與權重配置：依群組（如工程、行銷）自定義資訊查找的優先順序。這能有效提升團隊效率，讓員工無需在多個 App 間切換，即可精準完成檔案管理與檢索。

這篇文章會示範如何使用 Elastic Workplace Search (工作區檢索)，這是一份實用的 Elastic Workplace Search 教學。工作區檢索讓我們能夠匯入並整合第三方服務的資料到搜尋引擎中，像是 Google Drive 整合、Dropbox 整合 等等，使用 Elastic Cloud 服務可以在幾分鐘內完成所有相關設定與資料匯入，打造高效的工作區搜尋引擎。

Workplace Search 簡介

為什麼需要工作區 (Workplace) 檢索

• 整合的搜尋介面: 檔案散落在各大服務中，不一定會記得哪份文件放在哪裡，這對於資訊查找非常重要。
  • 跨部門檔案共享，檔案不一定是你建立的，相關文件往往很難找?
• 優秀的分類篩選檢索，能更快找到某檔名的 pdf 的檔案，提升團隊效率。

解決的痛點:

• 開箱即用
• 搜尋效能棒
• 找文件不再大海撈針，優化檔案管理體驗。
• 提供 Custom API Source 匯入相關內容
• 可依群組調整權限與結果
  • 提供不同群組的結果權重調整

Workplace Search

使用方式:

• 新增資料源，這次使用 Dropbox，按照相關文件設定即可，這也是 企業搜尋 常見的需求。其他資訊源大多也都類似以下步驟
  • 建立一個 OAuth 2 APP https://www.dropbox.com/developers/apps
  • 先選 Lagency 的 API 並照著輸入相關資料
  • 回到 Workplace Search 按 connect
• 設定完成後就可以到 Search Application 中試用 (左側選單中最下面的放大鏡)

Connect 後可以看到檢索的內容 Summary

Search Application 介面

Custom API Source

這部分比較特別，因為不是第三方所以不需要經過 OAuth，建立 Custom API Source 會得到 key 跟 token，接著就可以透過打 API 的方式新增資料。

建立 Custom API Source 介面

Curl 的範例如下，我們只需要把 URL 換成 Elastic Cloud，將 [KEY] 及 [AUTH_TOKEN] 換成我們剛剛得到的值，就可以將資料匯入。

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curl -X POST http://localhost:3002/api/ws/v1/sources/[KEY]/documents/bulk_create \
-H "Authorization: Bearer [AUTH_TOKEN]" \
-H "Content-Type: application/json" \
-d '[
  {
    "_allow_permissions": ["permission1"],
    "_deny_permissions": [],
    "id" : 1234,
    "title" : "The Meaning of Time",
    "body" : "Not much. It is a made up thing.",
    "url" : "https://example.com/meaning/of/time",
    "created_at": "2019-06-01T12:00:00+00:00",
    "type": "list"
  },
  {
    "_allow_permissions": [],
    "_deny_permissions": ["permission2"],
    "id" : 1235,
    "title" : "The Meaning of Sleep",
    "body" : "Rest, recharge, and connect to the Ether.",
    "url" : "https://example.com/meaning/of/sleep",
    "created_at": "2019-06-01T12:00:00+00:00",
    "type": "list"
  },
  {
    "_allow_permissions": ["permission1"],
    "_deny_permissions": ["permission2"],
    "id" : 1236,
    "title" : "The Meaning of Life",
    "body" : "Be excellent to each other.",
    "url" : "https://example.com/meaning/of/life",
    "created_at": "2019-06-01T12:00:00+00:00",
    "type": "list"
  }
]'

當然也可以寫程式或透過 GUI 像是 RestEasy 打資料進去

Workplace Search 設定

設定資料來源後 Workplace Search 也提供了好幾種的設定，可以調整的部分如下:

• Group: 可以建立資料分類群組
  • SourcePrioritization: 針對群組檢索的結果進行權重配置
• Role Mappings: 角色的分配

Group，舉例來說可以分成工程師、PM、行銷三種群組

資料群組分類

SourcePrioritization，每個人想要看到的內容可能優先權不太一樣。

• 工程師 => 規格書優先 (Dropbox + Github)
• PM、行銷 => 企畫書優先 (Google Drive)

檢索的結果進行權重配置

Role Mappings: 分完群組後就可以進行角色配置，將角色對應到剛剛的群組

角色配置

FAQ：Elastic Workplace Search 常見問題

Q1：Workplace Search 支援哪些主要的資料來源？

A：Elastic Workplace Search 內建了大量主流平台的 Connector，包含 Google Drive 整合、Dropbox 整合、OneDrive、GitHub、Salesforce、Jira 及 Confluence 等。對於不支援的內部系統，則可以透過 Custom API Source 功能，利用 JSON 格式將專有數據推送到搜尋引擎中。

Q2：如何優化不同職能部門（如工程 vs. 行銷）的搜尋體驗？

A：這可以透過 Source Prioritization 來實現。您可以建立不同的 Group（群組），並針對每個群組設定不同的「資料源權重」。例如，將「工程群組」的 GitHub 權重調高，將「行銷群組」的 Google Drive 權重調高。這樣當不同部門的使用者搜尋同一個關鍵字時，呈現出的結果會更符合其職務需求。

Q3：Custom API Source 適合處理多大量的數據？

A：Custom API Source 適合處理各種類型的結構化與非結構化數據。它支持批次處理 (Bulk Create)，讓您可以一次性匯入成千上萬筆文件。對於大型企業，這可用於整合內部維基 (Wiki)、員工手冊或舊有的資料庫內容，從而建立一個全方位的 企業搜尋 中心。

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