開會是謀財害命還是協作解決 三分鐘斷捨離，讓每天都早點下班

大家有沒有一種經驗就是照三餐開會，到底怎麼那麼多會議要開?

生命以時間為單位，浪費別人的時間是謀財害命，浪費自己的時間則是慢性自殺
魯迅

工作久了，常常需要參加各種會議，而對於工程師來說，會議的目的通常包括以下幾種：

• 產生結論: 目的是為了做出某個重要的決策或結論，以推動專案或工作的進展
• 產生會議紀錄: 有些會議需要產生正式的會議紀錄，甚至可能需要拍照或上傳文件以供日後參考
• 讓主管了解工作狀態: 向主管匯報工作進展情況，以確保大家方向
• 想要找人討論解決方法: 為了解決特定的問題或挑戰，並找到解決方案

開會的命題

開會前提是為了解決某些需要合作的問題，先不論會議的目的如何，重要的是在開會之前明確定義會議的命題，命題是為了讓參與者了解會議背後的目的和內容。

開會前或後重要的是維持 bounded context，透過正確的命題來讓背後的問題能真正獲得解決

命題的關鍵在於定義並告知為何重要 (Why Impact)，避免多個部門之間的協調和確認流程上的決策成本產生，使決策的來源和原因變得明確 (AKA 老闆的意圖)。

說法一: 幫我把這個按鈕加⼤，顏⾊⽤明顯⼀點
說法二: 客⼾反應會員續訂的機率有點低，實際訪談後發現很多⼈沒有注意到按鈕，請問有更好的呈現⽅式嗎？

開會常見問題

在會議中，一些常見的問題包括:

• 填充式發言: 按照舊的 Scrum Guide，發言的目的變成了讓主管和其他人覺得工作進展很多，而不是討論如何優化和成長，所以 Scrum Guide 2020 已經刪除了 3QF (三個問題格式)
• 語言訊息投放量: 透過語言傳遞的訊息量和種類都不能太多，以確保內容能夠被有效傳達
• 不在乎開會成本: 只能用時間來問，譬如提醒大家只討論真正重要的議題，並將詢問能不能將爭論的問題留到最後

要讓別人感覺到你是一個人，不然就只是一直投廣告
溝通是否達陣，關鍵在控制對方要聽到什麼

開會的方式

會議的重點應該是讓大家了解其他人的發言跟自己有什麼關係。

在選擇開會方式時，可以根據不同的情況和目的進行區分：

按照頻率區分

• 日會: 比較常會拿來快速同步狀態
• 週會: 通常像是部門週會或是跟主管的 1 on 1
• 月會: 在新創通常會有一個 All Hands Meeting，會跟大家同步公司的消息

按照場地區分

• 遠端開會
• 實體開會

按人數區分

人多的會議不重要，重要的會議人不多

• 人多的大型會議: 如果缺乏明確的議程和目標，會議可能變得混亂淪為形式主義且不容易達到共識或決策
• 人不多小型會議： 精選參與者通常代表有更多的投入和責任感，更有可能達到明確的目標

Daily Scrum 日會

常見的 Daily Scrum 會有三個制式的問題

• 昨天做了什麼
• 今天打算做什麼
• 遇到了什麼問題

雖然 3QF 在 2017 年就改成一個範例，但大家慢慢發現這個輪流回答的格式本身不一定會促進協作。

每個人會機械式等待，並且進行填空問答，若是主管在場目的就會變成裝忙。

個人認為比較好的取代方案是透過像是 slack 的聊天機器人，有問題的時候也可以針對討論串進行回覆。

• https://standupalice.com/
• https://geekbot.com/

在 scrum guild 2020 之後這個 3QF 就改成

The Developers can select whatever structure and techniques they want.

週會

週會通常用於同步工作進度和狀態，根據小編的過去經驗，週會的主要目的是確保團隊的工作進展順利。

前公司部門額外需要安排輪值會議紀錄，後來建議主管開會前大家先把想講的提早撰寫於會議紀錄。

• 開會前主管可以先閱讀，開會時若與業務無關也可以做想做的事情
• 負責維護會議紀錄的人也可以專心開會而不會感到阿雜

優化會議成果的方法

1. 不討論不知道的事情
2. 討論目的性，方法
3. 會前、會後提供摘要和筆記
4. 痛過才想學，先操作再講解
5. 需要得到答案，可以從問答題變是非題或選擇題
6. 避免答非所問，給版型或限制回答，限制會讓回答變得更簡單

輔助開會的工具

有一些輔助開會的工具可供使用，例如使用用戶故事、領域驅動設計（DDD）和統一建模語言（UML）等工具來協助溝通。此外，使用 Trello、看板等工具可以增加會議的透明度。

提問的方式

提問嗎?你要去哪裡?

小編在之前的文章中從提問的目的、問題的分類、針對問題事前準備、提問的步驟、描述問題的技巧來看怎麼問問題，這裡一樣附上幾個例子，目的都是盡量將蒐集過重要的資訊和脈絡講清楚

1. 目的: 確認對方想法
2. 結果: 確定議題結束

問法一: 這個功能兩個禮拜後要完成可以嗎?
問法二: 客⼾三週後要跟⻑官報告但系統還有⼀些問題，想確認⽬前⼯作項⽬與優先順序以及是否有時間處理？

問法一: 請問 YAML 是什麼？
問法二: 網路上說 YAML 可以讓 CICD 更方便，但我還是有點不了解應⽤⽅式，可以請你評估看看讓我了解是否適合⽤在這個專案嗎？

問法一: ⽼闆，你要這個嗎？
問法二: 經評估為產⽣ $$$ 效益，⽬前規劃 3 種⽅案，這些⽅案差異在於 OOO、因此目前解決方案是是 XXX 且需要 %%% 部⾨資源，想了解有什麼想法和建議?

問法一: 上次說的購物車功能，開發好了嗎？
問法二: 關於購物車的流程優化的功能，原本預計下週三完成，⽬前還順利嗎？

• ← 上一篇
• 下一篇 →